Die eigenen Abläufe unter die Lupe nehmen
What do juTHINK?
Ausgabe 03_2024
In einer Welt, die immer schnelllebiger und wettbewerbsintensiver wird, ist es entscheidend, dass Organisationen ihre internen Abläufe und Prozesse kritisch hinterfragen. Nur so können sie „Verschwendung“ erkennen und beseitigen, um letztendlich effizienter zu werden und sich zukunftsfähig aufzustellen.
Eine hervorragende Methode dafür ist das TIMWOOD-Konzept, das wir in diesem Blogbeitrag der juTHINK-Reihe unter die Lupe nehmen.
Was ist TIMWOOD?
TIMWOOD ist eine Methode, die verschiedene Formen von Verschwendung in Unternehmensprozessen identifiziert. Das Konzept wurde im Rahmen des Toyota-Produktionssystems entwickelt, das als Ursprung des Lean Managements gilt.
In den 1950er Jahren wurde das Toyota-Produktionssystem in Japan von Taiichi Ohno und seinen Kollegen entwickelt, um Effizienz und Qualität in der Automobilproduktion zu verbessern. Die TIMWOOD-Methode ist eines der vielen wertvollen Konzepte aus diesem System und hat sich seitdem als wertvolles Tool für die Prozessoptimierung etabliert.
TIMWOOD ist ein Akronym, das die sieben Hauptformen von Verschwendung in Unternehmensprozessen beschreibt:
Transport: Zeitverlust aufgrund von langen Fahrzeiten, unnötigem Transport von Material oder Dokumenten oder Doppelarbeit
Inventory: Übermäßige oder zu geringe Bestände an Rohstoffen, Halbfertig- oder Fertigprodukten, fehlendes Büromaterial
Motion: Ineffiziente „Bewegungen“ von Mitarbeitern bei der Ausführung ihrer Tätigkeiten; dies können beispielsweise ungünstige Arbeitsplatzgestaltungen, Arbeitsumgebungen oder zu lange Laufwege sein
Waiting: Wartezeiten, in denen keine Wertschöpfung stattfindet, sodass der nächste Prozessschritt nicht ausgeführt werden kann (z. B. aufgrund von Wartezeiten auf Rückmeldungen, Genehmigungen)
Overproduction: Doppel-/Mehrfacharbeit, wenig zielgerichtete oder ineffiziente Kommunikation durch schlechte Meetings, Mails an zu große Verteiler, keine direkte Kommunikation oder eine reine Kommunikation in der Linie, falsche Kommunikationstools
Overprocessing: Zu aufwendige oder komplexe Bearbeitungsschritte, fehlende Standards, unklare Aufgabenbeschreibungen
Defects: Fehlerhafte Produkte, Dienstleistungen oder Prozessschritte, die nachgebessert werden müssen, zu viele Nachfragen
Als achte Form der Verschwendung und somit Erweiterung des TIMWOOD-Konzepts werden oftmals die ungenutzten Fähigkeiten der Mitarbeitenden (Skills) angeführt. Demnach ist es ebenfalls eine Form der Verschwendung, wenn keine oder wenig Förderung der Mitarbeitenden stattfindet und deren Potentiale und Stärken nicht erkannt werden. Oft fehlen ebenso Qualifikationen, um die entsprechende Position und die Abläufe auszuüben.
Warum ist die Überprüfung der eigenen Prozesse so wichtig?
Indem die eigenen Prozesse systematisch auf diese sieben bzw. acht Verschwendungsarten hin überprüft werden, können enorme Potenziale zur Steigerung der Effizienz, Qualität und Produktivität gehoben werden.
Einige der Vorteile im Überblick:
Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung von Verschwendung können Materialkosten, Lagerkosten, Personalkosten und andere Ausgaben deutlich gesenkt werden.
Erhöhte Kundenzufriedenheit: Kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und eine höhere Liefertreue steigern die Zufriedenheit der Kunden.
Mehr Wertschöpfung: Indem sich auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentriert wird, kann die Produktivität der Mitarbeitenden und somit auch deren Motivation und Selbstwirksamkeit deutlich erhöht werden. So werden Ressourcen für andere Tätigkeiten frei. Vielleicht ist so auch Zeit für Weiterbildung, um die eigenen Kompetenzen zu stärken.
Stärkere Wettbewerbsfähigkeit: Die Optimierung der Prozesse macht Organisationen agiler und resilienter gegen Marktveränderungen und äußere Einflussfaktoren.
TIMWOOD ist ein leistungsfähiges Konzept, um Verschwendung in den eigenen Unternehmensprozessen systematisch zu identifizieren und zu beseitigen. Die Reduzierung von Verschwendungen ist demnach auch eine wichtige Voraussetzung, um die Abläufe zukunftsfähig aufzustellen. Sprechen Sie uns gerne an, damit wir gemeinsam auf die Prozesse schauen und Verbesserungspotentiale identifizieren.
Zum monatlichen Format juTHINK
juTHINK ist unsere Antwort auf die sich ständig wandelnden Herausforderungen und Chancen im Bereich HR und Organisationsentwicklung. In jeder Ausgabe von juTHINK wählen wir ein Thema aus, das aktuell und relevant für HR-Professionals und Führungskräfte ist. Unser Fokus liegt dabei auf einer Mischung aus Leichtigkeit und Informationsgehalt – wir bringen Ihnen die neuesten Trends und Entwicklungen näher. Ob es um neue Ansätze in der Mitarbeitendenführung, um die Gestaltung flexibler Arbeitsmodelle oder um die Einführung digitaler Tools geht – juTHINK ist Ihre Quelle für frische Ideen und praktische Lösungen, die Ihnen helfen, in der neuen Arbeitswelt auf dem Laufenden zu bleiben.
Source: Bertagnolli, F. (2022): Lean Management, Introduction and In-Depth Study of Japanese Management Philosophy, Wiesbaden: Springer.