KGSt-FORUM: Was bewegt den öffentlichen Sektor gerade?

What do juTHINK?

Ausgabe 9_2026

Wenn das KGSt Forum schon in Leipzig stattfindet, sind wir natürlich dabei.  Also waren wir am 17.09.26 vor Ort, haben Impulse mitgenommen, bekannte Gesichter wiedergetroffen und neue Kontakte geknüpft.

Und bei all den unterschiedlichen Vorträgen, Gesprächen und Perspektiven wurde schnell deutlich, dass viele Verwaltungen gerade ähnliche Fragen beschäftigen: Wie nutzen wir künstliche Intelligenz sinnvoll? Wie schaffen wir moderne Arbeitswelten innerhalb bestehender Strukturen? Was braucht zeitgemäße Führung? Und wie bleiben Verwaltungen handlungsfähig, wenn sich Anforderungen immer schneller verändern?

Diese Fragen begegnen uns auch in unserer täglichen Arbeit, weshalb wir einige Gedanken vom KGSt-FORUM mitgenommen und weitergedacht haben.

KI ist nicht nur eine Frage der Technologie

Kaum überraschend, künstliche Intelligenz war auch ein Thema. Dabei geht es längst nicht mehr nur darum, ob KI in Verwaltungen eingesetzt wird. Spannender wird die Frage, was passiert, wenn neue Technologien auf bestehende Prozesse, Rollen und Strukturen treffen. Denn ein neues Tool allein verändert noch keine Organisation.

Wer KI sinnvoll nutzen möchte, muss deshalb auch auf die Organisation dahinter schauen:

• Welche Prozesse eignen sich überhaupt für Unterstützung durch KI?

• Welche Aufgaben und Rollen verändern sich?

• Welche Kompetenzen brauchen Mitarbeitende zukünftig?

• Wo müssen Verantwortlichkeiten neu geklärt werden?

• Und wie nehmen wir Menschen mit, wenn sich ihre Arbeit verändert?

Technologische Veränderung ist damit immer auch Organisations- und Kulturentwicklung.

Moderne Arbeitswelten brauchen mehr als moderne Büros

Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, neue Raumkonzepte oder digitale Zusammenarbeit gehören für viele Verwaltungen inzwischen zum Alltag. Doch eine moderne Arbeitswelt entsteht nicht automatisch dadurch, dass wir Arbeitsplätze neu gestalten oder neue Kollaborationstools einführen.

Entscheidend ist, wie Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird. Wer entscheidet was? Wie fließen Informationen? Wann braucht es Präsenz? Welche Meetings schaffen wirklich einen Mehrwert? Wie gelingt Führung, wenn Teams verteilt arbeiten? Und welche informellen Begegnungen müssen wir vielleicht bewusster ermöglichen?

Moderne Arbeitswelten brauchen deshalb vor allem ein gemeinsames Verständnis davon, wie wir zusammenarbeiten wollen und den Raum, diese Zusammenarbeit immer wieder gemeinsam weiterzuentwickeln.

Führung zwischen Orientierung und Veränderung

Auch Führung verändert sich. Gerade wenn Rahmenbedingungen unsicher sind, Veränderungen parallel stattfinden und nicht auf jede Frage sofort eine Antwort existiert, wird eine Führungsaufgabe besonders wichtig und zwar Orientierung geben, ohne vorzugeben, alles zu wissen.

Das kann bedeuten, transparent zu kommunizieren, was bereits feststeht und was noch offen ist. Prioritäten sichtbar zu machen. Mitarbeitende frühzeitig einzubeziehen. Räume für Austausch zu schaffen und gleichzeitig Entscheidungen zu treffen, wenn sie notwendig sind.

Zeitgemäße Führung bedeutet damit nicht weniger Führung. Sie verändert vielmehr, wie geführt wird. Es geht weniger darum, auf alles eine Antwort zu haben, sondern einen Rahmen zu schaffen, in dem auch bei Unsicherheit Vertrauen, Klarheit und gemeinsames Handeln möglich bleiben.

Handlungsfähig bleiben, wenn die nächste Veränderung schon wartet

Ein Thema, was besonderen Fokus hatte: Wie können Verwaltungen auch unter herausfordernden Bedingungen handlungsfähig und krisenfest bleiben?

Fachkräftemangel, Digitalisierung, steigende Erwartungen, neue gesetzliche Anforderungen, knappe Ressourcen und gesellschaftliche Veränderungen verschwinden schließlich nicht nacheinander von der To-do-Liste. Vieles passiert gleichzeitig.

Krisenfestigkeit bedeutet deshalb aus unserer Sicht nicht, für jede denkbare Situation bereits den perfekten Plan in der Schublade zu haben. Viel wichtiger ist die Fähigkeit einer Organisation, mit Unvorhergesehenem umgehen zu können. Und genau daran lässt sich arbeiten.

Tipps für Handlungsfähigkeit trotz herausfordernder Bedingungen

1. Klarheit schaffen, wenn nicht alles klar ist

In Veränderungssituationen entsteht schnell der Wunsch nach vollständigen Informationen. Die gibt es jedoch häufig schlicht noch nicht. Umso wichtiger ist es, transparent zu unterscheiden: Was wissen wir? Was nehmen wir aktuell an? Und worauf haben wir noch keine Antwort?

Auch ein ehrliches „Das wissen wir gerade noch nicht“ kann Orientierung schaffen, wenn gleichzeitig deutlich wird, wann und wie es weitergeht.

2. Entscheidungen dort ermöglichen, wo das Wissen sitzt

Handlungsfähigkeit leidet, wenn selbst kleine Entscheidungen durch lange Abstimmungs- und Freigabeschleifen müssen. Deshalb lohnt sich regelmäßig der Blick auf Entscheidungswege: Welche Entscheidungen müssen tatsächlich zentral getroffen werden? Wo können Teams selbst entscheiden? Und sind Verantwortlichkeiten überhaupt eindeutig?

Handlungsspielräume sind dabei nicht nur eine Frage von Geschwindigkeit. Sie ermöglichen Menschen auch, Verantwortung tatsächlich zu übernehmen.

3. Nicht nur Prozesse, sondern Zusammenarbeit betrachten

Prozesse sind wichtig. Gleichzeitig funktionieren sie nie unabhängig von den Menschen, die darin arbeiten. Wenn Abläufe immer wieder stocken, Informationen verloren gehen oder Zuständigkeiten unklar bleiben, lohnt sich deshalb der Blick hinter das Organigramm: Wie arbeiten wir tatsächlich zusammen und wo erschweren wir uns die Arbeit vielleicht selbst?

Manchmal liegt die Lösung nicht in einem komplett neuen Prozess, sondern in einer geklärten Schnittstelle, einer eindeutigen Verantwortung oder einem Gespräch, das bisher gefehlt hat.

4. Reflexion nicht erst in der Krise beginnen

Organisationen werden nicht dadurch lernfähig, dass nach einer Krise ein großes Lessons-Learned-Meeting stattfindet. Reflexion sollte bereits im Alltag erfolgen: Was funktioniert gerade gut? Wo verlieren wir unnötig Zeit? Welche Entscheidung würden wir heute anders treffen? Was sollten wir beibehalten, was verändern und womit vielleicht sogar aufhören?

Regelmäßige Retrospektiven, kurze Team-Check-ins oder kollegiale Fallberatungen können dabei helfen, Erfahrungen frühzeitig in Weiterentwicklung zu übersetzen.

5. Die Menschen nicht aus dem Blick verlieren

Strukturen, Prozesse und Technologien können verändert werden. Umgesetzt werden Veränderungen am Ende jedoch von Menschen. Wer Organisationen krisenfest aufstellen möchte, sollte deshalb nicht nur über Effizienz und Strukturen sprechen, sondern auch über Ressourcen, Kompetenzen und Belastung bzw. wie gesundes Arbeiten langfristig möglich bleibt.

Dazu gehören realistische Arbeitslasten, Prioritäten, Handlungsspielräume, soziale Unterstützung und eine Kultur, in der darüber gesprochen werden kann. Denn dauerhaft handlungsfähig ist eine Organisation nicht dann, wenn ihre Mitarbeitenden immer noch mehr auffangen können. Entscheidend ist ein gutes Verhältnis zwischen Anforderungen und vorhandenen Ressourcen.

Fazit: Zukunftsfähigkeit entsteht im Zusammenspiel.

Was bewegt den öffentlichen Sektor gerade? Eine ganze Menge und dies sind keine voneinander getrennten Themen. Sie hängen zusammen. Vielleicht liegt genau darin eine der wichtigsten Aufgaben für die kommenden Jahre. Organisationen nicht nur für die nächste Veränderung fit zu machen, sondern ihre Fähigkeit zu stärken, immer wieder mit Veränderung umgehen zu können.

Zum Format juTHINK

juTHINK ist unsere Antwort auf die sich ständig wandelnden Herausforderungen und Chancen im Bereich HR und Organisationsentwicklung. In jeder Ausgabe von juTHINK wählen wir ein Thema aus, das aktuell und relevant für HR-Professionals und Führungskräfte ist. Unser Fokus liegt dabei auf einer Mischung aus Leichtigkeit und Informationsgehalt – wir bringen Ihnen die neuesten Trends und Entwicklungen näher. Ob es um neue Ansätze in der Mitarbeitendenführung, um die Gestaltung flexibler Arbeitsmodelle oder um die Einführung digitaler Tools geht – juTHINK ist Ihre Quelle für frische Ideen und praktische Lösungen, die Ihnen helfen, in der neuen Arbeitswelt auf dem Laufenden zu bleiben.